Jouw gegevens,
goed geregeld

Wie is verantwoordelijk?

Luisternaarme is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring.

Voor vragen over privacy of voor het uitoefenen van je rechten kun je mailen naar vraag@luisternaarme.nl.

Welke gegevens verwerken we en waarom?

Als je contact opneemt

Via het contactformulier verwerken we:

• je naam en e-mailadres;
• de naam van je organisatie en de teamgrootte, als je die invult;
• je vraag of toelichting;
• verdere correspondentie die uit je aanvraag volgt.

We gebruiken deze gegevens om je vraag te beantwoorden, een kennismaking te plannen en eventueel een voorstel of overeenkomst voor te bereiden. Het formulier slaat je aanvraag niet op in WordPress. De aanvraag wordt per e-mail naar Luisternaarme gestuurd en je ontvangt zelf een korte ontvangstbevestiging.

Als een organisatie een opdracht aangaat

Voor offertes, afspraken, uitvoering en administratie kunnen we de naam en zakelijke contactgegevens van de opdrachtgever, organisatie- en factuurgegevens, correspondentie, afspraken en betaalgegevens verwerken. Dit doen we om de overeenkomst uit te voeren en om aan wettelijke administratieve en fiscale verplichtingen te voldoen.

Tijdens een Reset Ochtend of workshop

Persoonlijke schermtijdgegevens, individuele ervaringen en uitspraken van deelnemers worden niet opgenomen in een klantdossier en niet met de werkgever gedeeld. Een gezamenlijke terugkoppeling gaat alleen over patronen, teamafspraken en wat het team nodig heeft.

Voor de praktische organisatie kan de opdrachtgever namen en e-mailadressen van deelnemers doorgeven. We gebruiken die uitsluitend om informatie en materialen over de bijeenkomst toe te sturen. We vragen de opdrachtgever deelnemers vooraf te informeren dat deze gegevens met Luisternaarme worden gedeeld.

Een deelnemer kan vrijwillig een dieetwens of allergie doorgeven voor de lunch. Informatie over een allergie verwerken we alleen met uitdrukkelijke toestemming en uitsluitend om de lunch veilig te organiseren. Waar mogelijk delen we alleen de noodzakelijke informatie met de locatie of cateraar.

We gebruiken deelnemergegevens niet voor nieuwsbrieven of andere marketing, tenzij iemand zich daar later afzonderlijk en vrijwillig voor aanmeldt.

Als je de website bezoekt

De website en gebruikte dienstverleners kunnen technische gegevens verwerken, zoals je IP-adres, browser- en apparaatgegevens, bezochte pagina’s, het tijdstip van bezoek, cookiegegevens en technische informatie over beveiliging of foutmeldingen.

Noodzakelijke gegevens worden gebruikt om de website goed en veilig te laten functioneren. Met toestemming kunnen analytische cookies worden gebruikt om te begrijpen hoe de website wordt bezocht en verbeterd kan worden. Je keuze wordt beheerd via de cookiebanner.

Als je WhatsApp gebruikt

Als je zelf via de WhatsApp-knop contact opneemt, verwerkt Luisternaarme je telefoonnummer, zichtbare profielinformatie en de inhoud van het gesprek. WhatsApp/Meta verwerkt daarbij ook gegevens volgens het eigen privacybeleid. Gebruik liever het contactformulier of e-mail als je geen WhatsApp wilt gebruiken.

Op welke grondslagen verwerken we gegevens?

Afhankelijk van de situatie verwerken we persoonsgegevens omdat:

• dit nodig is om een overeenkomst voor te bereiden of uit te voeren;
• we aan een wettelijke verplichting moeten voldoen, bijvoorbeeld voor de administratie;
• we een gerechtvaardigd belang hebben, zoals het beantwoorden van zakelijke vragen en het beveiligen van de website;
• je toestemming hebt gegeven, bijvoorbeeld voor niet-noodzakelijke cookies of allergie-informatie.

Als de verwerking op toestemming berust, kun je die toestemming altijd intrekken. Dat heeft geen gevolgen voor verwerkingen die vóór de intrekking rechtmatig waren.

Met wie delen we gegevens?

We verkopen persoonsgegevens nooit. We delen gegevens alleen wanneer dat nodig is voor onze dienstverlening, administratie, beveiliging of wettelijke verplichtingen. Daarbij kunnen we gebruikmaken van:

• een hosting- en websitebeheerder;
• Proton Mail voor zakelijke e-mail;
• WordPress en WP Mail SMTP voor website-e-mail;
• Google voor website-analyse via Site Kit, voor zover daarvoor toestemming is gegeven;
• Automattic/Jetpack voor websitebeveiliging en eenvoudige bezoekersstatistieken;
• CookieYes voor het beheren van cookievoorkeuren;
• Meta/WhatsApp wanneer je zelf via WhatsApp contact opneemt;
• een boekhouder of andere zakelijke adviseur, voor zover noodzakelijk;
• de locatie of cateraar, uitsluitend voor noodzakelijke dieet- of allergie-informatie;
• overheidsinstanties wanneer we wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.

Waar een partij gegevens in onze opdracht verwerkt, maken we passende afspraken over beveiliging en vertrouwelijkheid.

Waar worden gegevens verwerkt?

De meeste persoonsgegevens worden in Europa verwerkt. Zakelijke e-mail loopt via Proton Mail. Proton is gevestigd in Zwitserland en slaat e-mailgegevens versleuteld op servers in Zwitserland, Duitsland of Noorwegen. Zwitserland heeft volgens de Europese Commissie een passend niveau van gegevensbescherming.

Beperkte technische gegevens en, alleen na toestemming, analysegegevens kunnen via Google of Jetpack ook buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt. WhatsApp verwerkt alleen gegevens wanneer je er zelf voor kiest om via WhatsApp contact op te nemen. Als gegevens buiten Europa worden verwerkt, gebruiken deze diensten daarvoor erkende privacywaarborgen.

Hoe lang bewaren we gegevens?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig:

• aanvragen die niet tot een opdracht leiden: maximaal 12 maanden na het laatste contact;
• zakelijke correspondentie en projectgegevens: maximaal 2 jaar na afronding, tenzij langer bewaren nodig is;
• facturen en gegevens uit de financiële administratie: 7 jaar vanwege de fiscale bewaarplicht;
• namen en e-mailadressen van deelnemers: uiterlijk 3 maanden na de bijeenkomst;
• dieetwensen en allergie-informatie: zo snel mogelijk en uiterlijk binnen 1 maand na de bijeenkomst;
• cookie- en analysegegevens: volgens de termijnen in de cookiebanner en instellingen van de dienst;
• beveiligings- en serverloggegevens: zolang als redelijkerwijs nodig is voor beveiliging en foutopsporing.

Hoe beveiligen we gegevens?

We gaan zorgvuldig om met persoonsgegevens. De website gebruikt een beveiligde HTTPS-verbinding. E-mail en digitale bestanden worden verwerkt via beveiligde diensten zoals Proton Mail en Google Workspace. Accounts en apparaten zijn beveiligd met wachtwoorden, software en beveiligingsupdates worden bijgehouden en de gebruikte apparaten zijn voorzien van antivirusbeveiliging. Alleen personen die de gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden krijgen er toegang toe.

Tijdens de Digitale Reset ochtend worden telefoons niet gebruikt. We verzamelen tijdens de bijeenkomst niet meer persoonsgegevens dan nodig en bewaren deelnemersgegevens niet langer dan in deze verklaring staat.

Geen enkele digitale verwerking is volledig zonder risico. Vermoed je misbruik of een datalek, neem dan zo snel mogelijk contact op via vraag@luisternaarme.nl.

Cookies

Bij je eerste bezoek kun je via de cookiebanner kiezen welke niet-noodzakelijke cookies je toestaat. Noodzakelijke cookies zijn nodig voor de werking en beveiliging van de website. Analytische of andere niet-noodzakelijke cookies worden alleen geplaatst volgens je keuze.

Je kunt je keuze later opnieuw bekijken of aanpassen via de cookie-instellingen op de website. Je kunt cookies daarnaast via je browser verwijderen of blokkeren. Sommige onderdelen van de website kunnen dan minder goed werken.

Jouw rechten

Je hebt, afhankelijk van de situatie, het recht om:

• je persoonsgegevens in te zien;
• onjuiste gegevens te laten corrigeren;
• gegevens te laten verwijderen of de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen een verwerking;
• gegevens in een overdraagbare vorm te ontvangen;
• eerder gegeven toestemming in te trekken.

Stuur je verzoek naar vraag@luisternaarme.nl. We kunnen aanvullende informatie vragen om vast te stellen dat het verzoek werkelijk van jou komt, maar vragen niet méér informatie dan daarvoor nodig is.

Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Geautomatiseerde besluitvorming

Luisternaarme neemt geen besluiten over personen op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking of profilering.

Externe links

Op de website staan links naar websites van andere organisaties, zoals Google Maps, partners en WhatsApp. Luisternaarme is niet verantwoordelijk voor hoe deze organisaties met persoonsgegevens omgaan. Lees daarvoor het privacybeleid van de betreffende organisatie.

Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan worden aangepast wanneer de dienstverlening, website of wetgeving verandert. Op deze pagina staat altijd de meest recente versie.